Schweigepflicht – Diese Auskünfte dürfen Sie am Telefon geben

Der Griff zum Telefon erleichtert auch Ihnen in vielen Fällen den Alltag. Wichtig ist aber, dass Sie immer die Schweigepflicht und den Datenschutz im Hinterkopf behalten.

Praxisbeispiel 1: Schweigepflicht am Telefon gegenüber Logopäden

In der Kita „Sonnenschein“ klingelt das Telefon. Es meldet sich der Logopäde von Leni. Er möchte wissen, ob die Kita festgestellt hat, dass sie Fortschritte in der Sprachentwicklung macht.

Beispiel 1: Korrektes Verhalten unter Berücksichtigung der Schweigepflicht

Sie unterliegen gegenüber Therapeuten, Kinderärzten und anderen Kitafremden Personen grundsätzlich der Schweigepflicht und dem Sozialdatenschutz. Dieser ist in den §§ 61 ff. Sozialgesetzbuch (SGB) VIII geregelt.

Was bedeutet die Schweigepflicht in Praxisbeispiel 1?

Konkret heißt das: Sie dürfen eine solche Anfrage, wie hier vonseiten des Logopäden, nur beantworten, wenn die Eltern Sie im Vorfeld schriftlich von Ihrer Schweigepflicht entbunden haben.

Praxisbeispiel 2: Schweigepflicht gegenüber dem Jugendamt

In der Kita „Glückskäfer“ meldet sich ein Mitarbeiter des Jugendamtes telefonisch bei der Leitung. Er bittet um Auskunft, ob Hannes die Kita regelmäßig besucht.

Beispiel 2: Korrektes Verhalten unter Berücksichtigung der Schweigepflicht

Sie unterliegen auch gegenüber dem Jugendamt der Schweigepflicht und den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine Ausnahme gilt, wenn eine Gefährdung des Kindeswohls im Raum steht und § 8a SGB VIII zur Anwendung kommt.

Was bedeutet die Schweigepflicht in Praxisbeispiel 2?

Grundsätzlich dürfen Sie auch gegenüber dem Jugendamt nur dann telefonisch Auskunft geben, wenn die Eltern einem solchen Austausch schriftlich zugestimmt haben. Beruft sich der Mitarbeiter auf einen akuten Notfall im Sinne des § 8a SGB VIII, dürfen Sie ausnahmsweise auch telefonisch Auskunft geben. Sinnvoll ist es aber, gerade in solchen Fällen auf einem persönlichen Gespräch zu bestehen. Denn Fragen der Kindeswohlgefährdung bespricht man grundsätzlich nicht telefonisch.

Praxisbeispiel 3: Schweigenpflicht gegenüber Kita-Kollegen/innen

Die Leiterin der Kita „Villa Kunterbunt“ wird von einer Leitungskollegin angerufen. Sie will wissen, warum der Betreuungsvertrag mit den Eltern von Tim vonseiten der Kita gekündigt wurde.

Beispiel 3: Korrektes Verhalten unter Berücksichtigung der Schweigepflicht

Auch Informationen über Eltern, die Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in der Kita erhoben und gespeichert haben, unterliegen dem Sozialdatenschutz.

Was bedeutet die Schweigepflicht in Praxisbeispiel 3?

Der telefonische Austausch mit anderen Leitungskolleginnen über Kündigungsgründe und andere Informationen über Eltern und Kinder verbietet sich vor diesem Hintergrund. Er ist nur dann rechtlich nicht zu beanstanden, wenn die Eltern dem im Vorfeld zugestimmt haben. Und das wird in solchen Fällen wohl ausgeschlossen sein.

Praxisbeispiel 4: Auskünfte über ehemalige Mitarbeiter/innen

 Die Leiterin der Kita „Hasengrube“ wird vom Träger einer anderen Einrichtung angerufen. Dieser bittet sie um Auskunft über eine ehemalige Mitarbeiterin der „Hasengrube“. Diese hat sich bei dem Anrufer auf eine offene Stelle beworben.

Beispiel 4: Korrektes Verhalten unter Berücksichtigung der Schweigepflicht

Mitarbeiterinnen und auch ehemalige Mitarbeiterinnen sind durch die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz, geschützt. Dennoch ist es erlaubt, dass sich potenzielle neue Arbeitgeber bei Ihnen telefonisch über eine ehemalige Mitarbeiterin informieren.

Was bedeutet die Schweigepflicht in Praxisbeispiel 4?

Bleiben Sie bei Ihrer Auskunft sachlich, und geben Sie keine anderen Informationen oder Einschätzungen weiter, als im Zeugnis der Mitarbeiterin stehen. Denn wenn Sie hier aus dem „Nähkästchen“ plaudern und vielleicht richtig über die ehemalige Mitarbeiterin „auspacken“, kann das im schlimmsten Fall zu Schadenersatzansprüchen führen. Schließlich wissen Sie ja nicht sicher, wer da am anderen Ende der Leitung ist.

Fazit: Gerade in Zeiten der schnellen Kommunikation über Handy und Telefon dürfen Sie bei telefonischen Anfragen den Datenschutz nicht aus dem Blick verlieren. Es gilt hier der Grundsatz: Ohne schriftliche vorherige Einwilligung des Betroffenen geht – bis auf wenige Ausnahmefälle – gar nichts. Wenn Sie diese eingeholt haben, spricht dann aber auch nichts dagegen, Informationen am Telefon weiterzugeben.