Zeitmanagement – neue Methoden für Kita-Leiterinnen

Zeit ist ein sehr kostbares Gut im Alltag einer Kita-Leiterin. Deshalb ist es besonders wichtig, mit der Zeit verantwortungsvoll umzugehen. Die folgenden Ideen zeigen Ihnen, wie Sie aktiv und besonnen mit Ihrer Zeit haushalten.

Zeitmanagement-Idee Nr. 1: Zeit aktiv einplanen

„Wer nicht plant, der wird verplant.“ So lautet eine alte Grundregel im Zeitmanagement. Diese banal klingende Regel sollten Sie nicht aus den Augen verlieren. Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag, indem Sie Ihre Aufgaben täglich einplanen. Damit geben Sie Ihrem Arbeitsalltag eine überschaubare Tagesstruktur.

Tipp für Ihre Praxis: Verplanen Sie von Ihrem Arbeitstag nicht die gesamte Arbeitszeit. Planen Sie bei einem 8-Stunden-Tag maximal 6 Stunden für die Aufgabenerfüllung ein. Die verbleibenden 2 Stunden sollten Sie als Puffer dafür nutzen, um Unvorhergesehenes zu bewältigen oder sich intensiver mit einer bestimmten Aufgabe zu beschäftigen.

Reservieren Sie sich an jedem Arbeitstag die letzten 5 Minuten, um die Aufgaben Ihres kommenden Tages einzuplanen. Sie entlasten damit Ihr Gedächtnis und sind optimal auf den nächsten Tag vorbereitet.

Zeitmanagement-Idee Nr. 2: Bündeln Sie Gleichartiges

Sie sparen viel Zeit, wenn es Ihnen gelingt, in Blöcken zu arbeiten. Das bedeutet, dass Sie gleichartige Aufgaben bündeln und diese in einem Zeitfenster zur Bearbeitung einplanen. Finden Sie gleichartige Aufgaben und fassen Sie sie in einem Block zur Bearbeitung zusammen.

Planen Sie z. B. folgende gleichartige Blöcke ein:

• Telefonblock: Bearbeiten Sie alle wichtigen Telefonate direkt hintereinander.
• E-Mail-Block: Sichten und bearbeiten Sie alle E-Mails.
• Finanzblock: Nehmen Sie sich die Bankeinzüge der Elternbeiträge vor, tätigen Sie Überweisungen der Rechnungen, legen Sie Belege ab, und führen Sie Ihre Barkasse.
• Personal-Block: Kümmern Sie sich um alle anfallenden Personalangelegenheiten, wie z. B. um die Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Bedenken Sie immer: Sie sparen Zeit durch das Bündeln ähnlicher Aufgaben. Wenn Sie stattdessen mehrmals täglich wenige E-Mails bearbeiten, fangen Sie jedes Mal wieder neu an und verlieren dadurch wertvolle Arbeitszeit.

Zeitmanagement-Idee Nr. 3: Nutzen Sie die Erkenntnis des Sägeblatt-Effekts

Der Sägeblatt-Effekt besagt, dass Sie, sobald Sie bei der hochkonzentrierten Aufgabenerledigung gestört werden, nicht sofort daran weiterarbeiten können. Sie benötigen nach der Störung bis zu 5 Minuten Zeit, um wieder Ihre volle Konzentration aufzubauen. Grafisch aufgezeichnet würde Ihre Konzentration bei Störungen einem Sägeblatt ähneln. Bei allen Störungen fällt die Konzentration rapide ab und braucht minutenlang, um sich wieder aufzubauen. Schalten Sie deshalb bei allen Tätigkeiten, bei denen Sie höchst konzentriert arbeiten müssen, möglichst alle Störungen von vornherein aus. Die unten aufgeführte Übersicht  zeigt Ihnen einen Überblick mit verschiedenen Möglichkeiten, wie Ihnen dies in Ihrer Kita gelingen kann.

Zeitspar-Idee Nr. 4: Wenden Sie bei großen Herausforderungen die Salamitaktik an

Manchmal müssen Sie sich an eine große Aufgabe oder ein Projekt heranwagen, das Ihnen vorerst noch unüberwindbar erscheint. Solch große Aufgaben können Sie erdrücken, hemmen und blockieren. Wenn es Ihnen auch manchmal so geht, hilft Ihnen die Salamitaktik besonders gut weiter: Zerlegen Sie Ihre Aufgabe wie bei einer Salami in kleine Stücke. Diese übersichtlichen Teilaufgaben helfen Ihnen. Denn die ganze Aufgabe wirkt dadurch leichter zu bewältigen, und sie verliert an Bedrohlichkeit. Handeln Sie bei der Salamitaktik nach folgenden Regeln:

1. Beginnen Sie mit der einfachsten Aufgabe. Nach der Erledigung stellt sich bei Ihnen das gute Gefühl ein, dass Sie den Anfang gemacht und bereits etwas Wesentliches geschafft haben.
2. Erledigen Sie anschließend einen Teil einer schwierigeren Aufgabe, der Ihnen sehr unangenehm erscheint. So können Sie sich in der verbleibenden Zeit den weiteren Teilaufgaben widmen, die wesentlich angenehmer sind.

Zeitspar-Idee Nr. 5: Wenden Sie die Einmal-Regel an

„Einmal-Regel“ bedeutet, dass Sie jedes Schriftstück nur einmal in die Hand nehmen. Danach bearbeiten Sie es, legen es ab, oder Sie vernichten das Schriftstück, weil es für Sie und die Kita keine Relevanz hat.

Tipp für Ihre Praxis: Schaffen Sie sich für die Ablage ein geeignetes System: Ordnen Sie z. B. nach dem Alphabet, nach treffenden Schlagworten oder nach einem chronologischen System. Wenden Sie die Einmal-Regel auch für E-Mails, Post und Notizen an. Bearbeiten Sie die Post und die E-Mails sofort, und legen Sie auch diese Unterlagen dort ab, wo Sie sie auch wiederfinden.

Zeitmanagement ist keine Wissenschaft für sich. Beginnen Sie damit, Ihr Zeitmanagement schrittweise mit den in diesem Beitrag genannten 5 Zeitspar-Ideen zu reformieren.

Übersicht: Ausschalten von Störungen bei wichtigen Aufgaben im Kita-Alltag

• Telefon: Schalten Sie den Anrufbeantworter aus. Bitten Sie eine Kollegin, das Telefon für eine Stunde zu übernehmen.
• Eltern: Bitten Sie Ihre Kolleginnen, Sie für eine gewisse Zeit abzuschirmen. Sagen Sie den Kolleginnen, dass sie einen Termin mit Eltern vereinbaren dürfen, die Sie sprechen möchten. Richten Sie es sich jedoch während der Bring- und Abholzeit so häufig wie möglich ein, dass Sie für die Eltern präsent sind. So können Sie durch Ihre Anwesenheit Kontakte zu den Eltern knüpfen, Anliegen von den Eltern erfahren und anstehende Fragen klären. Auch kleinere Unzufriedenheiten wachsen sich nicht zu Konflikten aus, wenn die Eltern Sie sofort darauf ansprechen können.
• Diverse Besucher: Fertigen Sie ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ an. Hängen Sie dieses Schild bei Bedarf an Ihre Bürotür. Achten Sie jedoch darauf, dass das Schild nicht zu häufig dort hängt, damit Sie nicht unerreichbar für Eltern und Kollegen erscheinen.
• Kollegen: Geben Sie Ihre Bürozeiten in der Teambesprechung bekannt. Sagen Sie Ihren Mitarbeiterinnen, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden möchten.
• E-Mails: Bestimmen Sie feste Zeiten, zu denen Sie Ihre dienstlichen E-Mails checken. Günstig und leicht zu realisieren ist es, wenn Sie Ihre elektronische Post morgens nach Arbeitsbeginn, in den Mittagsstunden und während der letzten 30 Minuten Ihrer Arbeitszeit checken. Richten Sie sich eine feste Zeit ein, bei der Sie die E-Mails bearbeiten, z. B. immer während der Mittagszeit.
• Post: Öffnen Sie die Post einmal täglich und sortieren Sie sie vor. Schreiben Sie sich die Aufgaben, die sich aus dem Vorsortieren ergeben, in Ihren Timer. So können Sie sich die Aufgaben jederzeit ohne Stress einplanen.