Dienstplan erstellen: Eine Praxishilfe für Kitaleitungen

Einen Dienstplan in der Kita zu erstellen, ist eine herausfordernde Aufgabe. Schließlich haben die Mitarbeiter ihrerseits Wünsche, zu welchen Zeiten sie eingeteilt werden wollen – andererseits kann es dabei zu Überschneidungen kommen, sodass die Betreuung der Kinder nicht sichergestellt wäre. Für Kitaleitungen ist es daher ein Balanceakt, einen Dienstplan zu erstellen, der Mitarbeiterwünsche berücksichtigt und die Betreuung der Kinder sicherstellt.

Warum ist ein Dienstplan in der Kita so wichtig?

Um die Betreuung der Kinder während der Öffnungszeiten der Kita gewährleisten zu können, brauchen Sie einen Dienstplan. Er gibt den Mitarbeitern vor, zu welchen Tagen und Zeiten sie Dienst haben und verantwortlich für die Betreuung sind. Am besten geeignet ist eine Monatsplanung, die Ihren Erziehern im Voraus Gewissheit darüber gibt, an welchen Tagen sie eingeteilt sind. Noch besser ist die Planung für zwei oder drei Monate im Voraus, wodurch auch Urlaube besser geplant werden können. 

Auch strukturiert ein Dienstplan die tägliche Arbeit in der Kita, indem zum Beispiel Betreuungszeiten und Verfügungszeiten farblich unterschiedlich markiert werden können. Über einen gut durchdachten Dienstplan lassen sich außerdem Personalengpässe abfedern sowie alle gesetzlichen Vorgaben zu Arbeitszeiten, Pausenzeiten und dem Personalschlüssel einhalten. 

Was macht die Dienstplanerstellung in der Kita so herausfordernd?

Die Herausforderung liegt darin, dass es selbst im Rahmen eines ausgefeilten Dienstplans immer zu spontanen Personalausfällen kommen kann, sodass die gesamte Personalplanung hinfällig ist. Solche Situationen sollten daher schon bei der Erstellung des Plans in Betracht gezogen werden. 

Was die Erfüllung der Wünsche der Mitarbeiter angeht, müssen Sie sich davon freimachen – natürlich ist es schön, wenn sich diese berücksichtigen lassen. Das Ziel des Dienstplans ist aber, dass die Kinder angemessen betreut werden können und es keine Personalengpässe gibt. Persönliche Wünsche dürfen daher nur Berücksichtigung finden, wenn es für alle passt. Bedrohen sie die Sicherstellung der Betreuung, so müssen sie in den Hintergrund rücken.

Welche Informationen sollte ein Dienstplan enthalten?

Aus einem Dienstplan sollten alle relevanten Informationen hervorgehen, die die Arbeitszeit der für die Kita arbeitenden Personen angehen:

• Name der Einrichtung
• Planungszeitraum des Dienstplans
• Gültigkeitsdauer
• Öffnungszeiten der Kita, Betreuungszeiten und Kernzeiten – also die Zeit, in der die meisten Kinder da sind
• Name der Beschäftigten mit Wochenarbeitszeit
• Urlaube, Feiertage, Schließzeiten
• Pausenzeiten

Welche Tools können Kitaleitungen für die Gestaltung eines Dienstplans nutzen?

Programme wie Smartplan, biduum®, Kita im Blick oder Staffomatic unterstützen Sie dabei, einen Dienstplan zu erstellen. Die übersichtliche Darstellung der Dienstzeiten und Wochenplaner sowie die Unterstützung durch die Tools, wie zum Beispiel Hinweise zu gesetzlichen, einzuhaltenden Pausenzeiten, erleichtern Ihnen die Arbeit. Auch die Einhaltung der Fachkräfteschlüssel lässt sich sofort auf einen Blick erkennen. 

Ebenfalls möglich sind:

• Notfall-Dienstpläne
• das Versenden des Plans an die Smartphones Ihrer Mitarbeiter 
• die verschiedenfarbige Hinterlegung unterschiedlicher Arbeitszeiten (Betreuungszeit, Vorbereitungszeit etc.) 

Die meisten Tools sehen außerdem noch eine Zeiterfassung vor, sodass sie Überstunden oder Minusstunden gleich noch bei der Einteilung berücksichtigen können. So profitieren Sie von mehr Überblick und gehen sicher, bei der Personalplanung in der Kita nichts zu vergessen.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es für Kita-Dienstpläne?

Die gesetzlichen Regelungen für Dienstpläne in der Kita weichen stark voneinander ab, weshalb Sie sich bei Ihrem Träger über die Regelungen für Ihr Bundesland informieren sollten. Während zum Beispiel der Personalschlüssel in Sachsen oder Berlin personenbezogen ist und festlegt, wie viele Kinder auf einen Erzieher kommen, so wird er in Baden-Württemberg oder Rheinland-Pfalz pro Gruppe gerechnet. 

Nehmen Sie solche Vorgaben als theoretische Rechengrößen zur Orientierung, aber nutzen Sie den Gestaltungsspielraum, den Sie haben. Auch wenn im Kita-Gesetz ein Schlüssel von 13 Kindern pro Erzieherin festgelegt ist, bedeutet das nicht, dass in jeder Gruppe 13 Kinder von einer Erzieherin betreut werden.

Was Sie immer beachten müssen, sind rechtliche Vorgaben hinsichtlich Pausenzeit und Arbeitszeit. Auch die Bekanntgabe des Dienstplans sollte angemessen sein und nicht erst einen Tag im Voraus erfolgen. In der Praxis hat sich etabliert, dass ein Dienstplan die Hälfte der Zeit, die er gültig ist, vorher bekannt gegeben werden sollte. Bei einem Dienstplan für zwei Monate sollte dieser also einen Monat im Voraus stehen. 

5 praxisnahe Tipps für die Dienstplangestaltung: Wie gehen Sie am besten vor?

Bei der Dienstplangestaltung müssen Sie einiges berücksichtigen und können mit einigen Tipps und Tricks den Plan so aufsetzen, dass Sie auch bei einem spontanen Personalausfall souverän reagieren können:

1. Nehmen Sie die Betreuungszeiten der Kinder als Grundlage für den Dienstplan: Immer mehr Kitas passen sich den Bedürfnissen von Eltern an und eine Betreuung zu fast jeder Tageszeit ist in vielen Kitas möglich. Bitten Sie die Mitarbeiter, dass sie die Bringzeiten der Kinder notieren, um einen Überblick zu bekommen, zu welcher Uhrzeit wie viele Kinder in der Kita sind. Passen Sie Ihre Personalplanung dann daran an, sodass Sie in Zeiten mit wenig Kindern vielleicht nur einen Betreuer brauchen.
2. Planen Sie mit sich selbst als Vertretung: Übernehmen Sie als Kitaleitung keine eigene Gruppe, sondern vertreten Sie bei Bedarf ausfallende Erzieher. Um ausreichend pädagogische Arbeitszeit zu haben, die nötig ist, um einen guten Job zu machen, können Sie Früh- oder Spätschichten übernehmen. Keine eigene Gruppe zu leiten, lässt Ihnen mehr Flexibilität als Springer, Sie erleben unterschiedliche Mitarbeiter in der Interaktion mit den Kindern und Sie selbst haben immer wieder den Kontakt mit verschiedenen Kindern.
3. Verfügungszeiten in Randzeiten legen: Freie Verfügungszeiten sind dafür gedacht, dass Mitarbeiter zum Beispiel Elterngespräche führen, vorbereiten, planen, einkaufen oder sich mit den Kollegen absprechen. Legen Sie solche Zeiten in die Randzeiten, sodass sie zu Beginn oder zum Ende ihrer Arbeitszeit liegen. Falls es zu Personalengpässen kommt, können solche Zeiten dann als aktive Betreuungszeit abgerufen werden. Alternativ können solche Zeiten sonst für den Überstundenabbau genutzt werden.
4. Wechselnden Personalbedarf berücksichtigen: Die Betreuung der Kinder in der Kita ist unterschiedlich aufwändig. Berücksichtigen Sie bei der Personaleinsatzplanung zum Beispiel Mittagsschlafzeiten, in denen Freiräume für die Mitarbeiter entstehen ebenso wie die Phase des Mittagessens, welches mehr Personal erfordert. Legen Sie die personelle Mindestbesetzung anhand Ihrer Tagesstruktur fest, die Sie für Ihre Planungen brauchen. So haben Sie auch eine transparente Orientierung, wenn es um die Bewilligung von Urlauben oder Fortbildungen geht.
5. Engpässe berücksichtigen: Entwickeln Sie einen Notfallplan, der dann zum Einsatz kommt, wenn Kollegen ausfallen. Am besten entwickeln Sie diesen gemeinsam mit dem Team. Legen Sie auch fest, ab welchem Personalausfall es zu einer Kürzung der Betreuungszeit kommt. So sind Sie selbst dann gewappnet, wenn mehrere Erzieher gleichzeitig ausfallen. Fragen Sie sich beim Erstellen des Dienstplans immer wieder zwischendurch:

• Lässt sich mit dem bestehenden Dienstplan auf veränderte Betreuungswünsche der Eltern reagieren?
• Hat der Plan Raum für unerwartete Ausfälle?
• Welche Mitarbeiter können flexibel eingesetzt werden?
• Wie weit wollen Sie die persönlichen Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen?
• Welche Kernzeiten machen Sinn?

Fazit: Einen Kita-Dienstplan zu erstellen ist herausfordernd

Bei der Erstellung eines Kita-Dienstplans müssen Sie viele Aspekte beachten. Mitarbeiterwünsche, gesetzliche Vorgaben sowie der Anspruch der Eltern auf eine Betreuung zu nahezu jeder Tageszeit wollen vereint werden. Eine Software kann bei der Erstellung eines Dienstplans für die Kita helfen und gibt Ihnen viele nützliche Hilfestellungen.

 Letztlich entscheidet auch die Kommunikation innerhalb Ihres Teams darüber, wie gut die Personaleinsatzplanung funktioniert und wie gut sich das Team in Notfallsituationen gegenseitig auffangen kann. Seien Sie daher bei der Dienstplanerstellung transparent und fair und berücksichtigen Sie auch Mitarbeiterbedürfnisse – wenn es nicht zum Nachteil der Kollegen oder Kinder geschieht.