Kita Organisation: 7 Schritte zur Kita-Struktur

Ein Großteil Ihres Leitungsalltags besteht daraus, Dinge festzulegen, zu regeln und zu organisieren. Dabei haben Sie immer nur eines im Blick – alle Abläufe sollen so gut wie möglich strukturiert und transparent sein für alle. Doch nicht alles, was gut gemeint ist, kommt auch in Ihrem Team so an. Nehmen Sie sich aus diesem Grund in einer Teamsitzung die Zeit und diskutieren Sie miteinander, welche Strukturen und Vorgaben Sinn machen, welche abgeändert werden müssten und welche eventuell überflüssig sind. Denn eines ist klar: nur sinnvolle und verständliche Strukturen werden auch umgesetzt und eingehalten. Alles andere hingegen führt zu Unmut und vor allem zu Unsicherheit im Team bei der täglichen Arbeit. In diesem Beitrag finden Sie eine einfache Anleitung, mit der Sie gemeinsam mit dem Team die vorhandenen Strukturen testen und weiter verbessern.

Strukturen geben Sicherheit

Strukturen in Ihrer Kita geben den roten Faden vor. Jeder weiß dadurch, was zu tun ist, wie es zu tun ist und wer für was zuständig ist. Im Alltag geben Sie als Leitung die Strukturen vor. Es ist jedoch Alltag, dass manche Dinge kurzfristig geändert oder umgestellt werden, oder dass nicht jeder jeden Inhalt weiß. Das kann durch Personalausfälle oder sonstige alltägliche Sondersituationen erforderlich sein. Genau das verunsichert aber das Team. Dinge, die besprochen wurden, sollten auch so umgesetzt werden und nur im Notfall verändert werden. Ansonsten bekommen die Mitarbeiter das Gefühl, es ist eh egal, was besprochen und vereinbart wurde. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie wissen, ob Ihre einmal vorgegebenen Strukturen klar, sinnvoll, verständlich und gut umsetzbar sind.

So testen Sie Ihre Strukturen

Mit der folgenden Anleitung finden Sie heraus, wie sinnvoll und gut Ihre Vorgaben sind. Nehmen Sie sich in einer Teamsitzung die Zeit, die einzelnen Schritte mit dem Team durchzugehen.

1. Schritt: Suchen Sie das Gespräch mit dem Team

Setzen Sie eine Teamsitzung an, in der es nur um das Thema Strukturen in Ihrer Kita geht. Beginnen Sie die Teamsitzung, indem Sie erklären, dass sie gemeinsam die bestehenden Strukturen überprüfen. Legen Sie jedem Erzieher Zettel und Stift bereit. Und bereiten Sie zusätzlich Flipcharts und Pinnwände vor.

2. Schritt: Gemeinsam bereits vorhandene Strukturen notieren

Geben Sie dem Team nun 20 Minuten Zeit, in denen jeder auf einen Zettel schreibt, was ihm jeweils an Strukturen einfällt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Abläufe in Teamsitzungen
• Protokolle
• Raumbelegungen
• Festlegungen von Verantwortlichkeiten
• festgelegte Formen der Dokumentation über Entwicklungsverläufe bei den Kindern
• Führen von Elterngesprächen
• Weitergabe von Informationen im Schichtdienst

Jeder Zettel wird an eine gemeinsame Pinnwand geheftet, damit jeder ihn sehen kann.

3. Schritt: Teilen Sie das Team auf

Je nach Teamgröße bilden Sie nun Kleinteams mit jeweils 2–3 Personen. Bei Teamgrößen bis zu 6 Mitarbeitern machen Sie nur 2 Kleinteams. Jede Kleingruppe nimmt sich einen Teil der Zettel vor und nimmt sich 30 Minuten lang die Zeit, um auf einem Flipchart-Papier Folgendes zu notieren:

• was bei der jeweiligen Struktur gut läuft,
• was verbessert werden könnte oder
• was den Teammitgliedern zusätzlich dabei wichtig wäre.

Durch dieses Bearbeiten nehmen Sie das gesamte Team mit und Sie erfahren, wie die Mitarbeiter die Strukturen erleben.

4. Schritt: Legen Sie Prioritäten fest

Nach den 30 Minuten stellen die Kleinteams die ersten Ergebnisse vor. Gemeinsam wird nun festgelegt, welche Strukturen dringend verbesserungswürdig sind. So kann beispielsweise herauskommen, dass das Protokoll der Teamsitzung zu unverbindlich ist. Wenn das für alle ein zentrales Thema ist, das die Arbeit behindert und zu Unsicherheiten führt, dann würde dieser Punkt eine hohe Priorität bekommen. Fragen Sie das Team zu jedem Punkt auf den jeweiligen Zetteln, wer ihn als wichtig ansieht und wer nicht. Jedes Teammitglied kann sich dazu per Handzeichen melden. Notieren Sie die Anzahl der

Meldungen auf jedem Zettel dazu und legen Sie dann 4 Prioritäten fest, die akut angegangen werden sollen.

5. Schritt: Erarbeiten Sie Verbesserungsvorschläge

Stellen Sie nun erneut Kleingruppen zusammen. Die Größe richtet sich nach der gesamten Teamgröße. Idealerweise kümmert sich immer 1 Kleingruppe um ein Prioritätenthema. Sollte Ihr Team nicht so groß sein, dann übernimmt eine Kleingruppe 2 Themen. Die Kleinteams bekommen nun erneut mindestens 20 Minuten Zeit, um sich intensiv damit zu befassen, was an der Struktur verbessert werden kann. Jede Idee und jeder konkrete Vorschlag werden schriftlich auf einem Flipchart festgehalten.

6. Schritt: Stellen Sie die Ergebnisse vor

In diesem Schritt kommt das gesamte Team zusammen. Jede Gruppe stellt die eigenen Ergebnisse vor. Die übrigen Teammitglieder können jeweils Fragen stellen oder Ergänzungen abgeben. Gemeinsam wird dann beschlossen, was in den Alltag übernommen werden soll. Dabei soll so konkret wie möglich beschrieben und festgelegt werden, wer was zu tun hat und wie die Umsetzung zu erfolgen hat.

7. Schritt: Protokollieren Sie Ergebnisse

Sie übernehmen nun als Leitung die schriftliche Fixierung der erarbeiteten Ergebnisse. Dies dient als Ergebnissicherung und schafft eine breite Akzeptanz bei allen Beteiligten. Legen Sie die Ergebnisse an dem dafür vorgesehenen Ort, in einem Ordner oder einem Protokollbuch, ab, sodass diese jederzeit von allen eingesehen werden können.

Fazit

Alles, was Sie mit dem Team gemeinsam erarbeiten, wird in der Regel besser im Alltag umgesetzt und hat eine breitere Akzeptanz. Natürlich können Sie nicht immer alles auf diese Weise mit dem Team erarbeiten.

Dennoch ist es immer wieder wichtig, sich auf diese Art und Weise mit Strukturen auseinanderzusetzen, um zu prüfen, wie Ihr Team diese erlebt. Zudem stellen Sie dadurch fest, ob sich bei manchen Strukturen ungute Abänderungen eingeschlichen haben, ob jeder dasselbe Verständnis von der Umsetzung hat und ob die einmal festgelegte Struktur überhaupt noch passend ist für die jeweilige Situation.

Immer wieder fragen Sie sich als Leitung, warum Vorgaben oder Abläufe nicht so umgesetzt werden, wie es besprochen wurde. Das kann daran liegen, dass die Struktur nicht in den Alltag der Mitarbeiter passt oder gar kein Verständnis dafür da ist, warum etwas genauso umgesetzt werden soll.

Mit der hier aufgezeigten Anleitung können Sie prüfen, wo Ihr Team steht und was den Mitarbeitern wichtig wäre, damit eine gute Umsetzung erfolgen kann. Nutzen Sie dieses Instrument mindestens einmal im Jahr, um überholte oder unvollständige Strukturen herauszufinden und anschließend zu überarbeiten.