Verabschieden Sie ausscheidende Mitarbeiter mit einem Abschlussgespräch

Der Weggang eines Mitarbeiters ist immer eine spannende Angelegenheit und Zeit. Manche Mitarbeiter möchten sich gern kurz vor dem Ende noch nachträglich über bestimmte Situationen, Mitarbeiter oder Kollegen beschweren. Anderen fällt der Weggang schwer und sie brauchen eine Gelegenheit, diese Trauer auszudrücken. Mit einem Abschlussgespräch schaffen Sie genau dafür den Platz und den Raum.

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zu einem Abschlussgespräch und eine Mustereinladung, die Sie künftig dafür verwenden können.

So funktioniert ein Abschlussgespräch

 Das Abschlussgespräch soll kein Aushorchen und kein Abrechnen werden. Es soll lediglich die Gelegenheit bieten, sich zum Schluss des gemeinsamen Weges noch einmal in Ruhe unterhalten zu können. In der Regel müssen Sie gar nicht viel für das Gespräch vorbereiten. Als Orientierung können Sie die folgenden Punkte für solch ein Gespräch als Planungsgrundlage nehmen:

• Zeitdauer: 30 Minuten
• Raum: Besprechungsraum der Kita
• Zeitpunkt: in der letzten Arbeitswoche
• Rahmenbedingungen: Getränke und eventuell Kekse

Hier abgedruckt finden Sie eine Mustereinladung zu dem Gespräch. Geben Sie diese Einladung personalisiert 2–3 Wochen vor Ende des Arbeitsverhältnisses an den Mitarbeiter weiter.

Mustervorlage: Einladung zum Abschlussgespräch

Sehr geehrte Frau Aulenberg,

Ihr Abschied als Mitarbeiterin in unserer Kindertageseinrichtung steht leider in Kürze an. Wir haben Sie als wertvolle Mitarbeiterin kennen- und schätzen gelernt. Sie haben unseren Alltag und den der Kinder bereichert.

Als Leitung möchte ich gern die Gelegenheit nutzen, Sie zu einem Abschlussgespräch einzuladen. Ich würde mir dazu gern mit Ihnen etwa 30 Minuten lang die Zeit nehmen, in Ruhe Ihre Zeit bei uns zu reflektieren, und würde mich sehr freuen, wenn Sie sich dazu am 22.12. von 14.30 bis 15.00 Uhr die Zeit nehmen könnten. Das Abschlussgespräch ist natürlich freiwillig und vertraulich.

Ihre Kita-Leiterin

K. Strohmeyer

So führen Sie das Gespräch: Inhaltliche Fragen

Ihrerseits können in dem Gespräch folgende Beispiele sein:

• „Mit welchem Gefühl gehen Sie?“
• „Was hat Ihnen in Ihrer Rolle als Kitaleitung am meisten Freude bereitet?“
• „Was nehmen Sie an guten Erfahrungen mit?“
• „Welche Herausforderungen haben Sie während Ihrer Zeit bei uns als besonders prägend empfunden?“
• „Gab es Momente, in denen Sie sich besser unterstützt gefühlt hätten?“
• „Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit den Kollegen erlebt?“
• „Würden Sie rückblickend irgendetwas anders machen?“
• „Gibt es etwas, das wir als Einrichtung noch besser machen könnten?“
• „Haben Sie Verbesserungsvorschläge, die für zukünftige Kitaleitungen hilfreich sein könnten?“
• „Wie haben Sie die Arbeitsbedingungen und die Ressourcen in der Einrichtung bewertet?“
• „Was würden Sie neuen Kitaleitungen raten, die in einer ähnlichen Position sind?“
• „Möchten Sie uns etwas mit auf den Weg geben?“

Diese Fragen genügen in der Regel, um in ein gutes Gespräch zu kommen. Bedrängen Sie den Mitarbeiter nicht um Antworten, versuchen Sie nicht, ihm etwas zu entlocken, und vor allem, nutzen Sie das Gespräch nicht, um nachträglich Kritik zu äußern oder schwelende Konflikte anzusprechen.

Nutzen Sie das Gespräch vielmehr dazu, auch dem Mitarbeiter trotz seines Weggangs ein gutes Gefühl und vor allem ein Gefühl der Wertschätzung zu geben.

Nachbereitungsmaßnahmen und freiwillige Kontaktaufnahme

Es ist wichtig, dem Mitarbeiter nach dem Abschlussgespräch die Möglichkeit zu geben, sich bei weiteren Gedanken oder Anliegen auch nach dem Gespräch mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Eine solche Einladung zur freiwilligen Kontaktaufnahme signalisiert Offenheit und Wertschätzung. Sie können den Mitarbeiter beispielsweise darauf hinweisen:

„Falls Sie im Anschluss an das Gespräch noch etwas auf dem Herzen haben oder wenn Ihnen nachträglich noch Gedanken oder Anregungen kommen, stehe ich gerne zur Verfügung. Sie können sich jederzeit bei mir melden, auch nach Ihrem Weggang. Es ist mir wichtig, dass wir auch in der Zukunft weiterhin in einem offenen Dialog bleiben.“

Diese Formulierung zeigt dem Mitarbeiter, dass er auch nach seinem Abschied nicht allein gelassen wird und dass er jederzeit ein offenes Ohr für weitere Gespräche finden kann. So bleibt eine wertschätzende Beziehung auch über das Arbeitsverhältnis hinaus bestehen.

Informieren Sie das Team über den Abschied

Es gibt im Laufe eines Kita-Jahres immer wieder Abschiede von Mitarbeitern. Informieren Sie Ihr Team, dass Sie ab jetzt Abschlussgespräche führen möchten. Machen Sie transparent, was die Inhalte und die Ziele sind. Damit vermeiden Sie, dass Unsicherheit aufkommt, was bei so einem Gespräch abgefragt wird. Es genügt, wenn Sie den Musterbrief und die möglichen Fragen in einer Teamsitzung dazu vorstellen. Eventuell kommen auch noch Wünsche aus dem Team, welche weiteren Fragen sie sich beim eigenen Weggang wünschen würden. Diese Ideen können Sie natürlich zusätzlich in den Fragenkatalog aufnehmen.

 Fazit

Ein Abschlussgespräch ist eine schöne Art der Wertschätzung für jeden scheidenden Mitarbeiter. Auch wenn der Mitarbeiter nicht unbedingt im Guten geht, mit dem Gespräch können Sie einen Abschluss gestalten, bei dem sich alle noch in die Augen sehen können. Wenn Sie den Mitarbeiter hingegen nur sehr ungern verlieren, dann ist auch in diesem Gespräch noch mal Platz, das zum Ausdruck zu bringen.