Zeitmanagement neu entdecken: 4 pfiffige Ideen für Ihr Team

Zeit ist mitunter das knappste Gut in der Kita. Befragt man Erzieher, was sie am meisten in ihrem Beruf vermissen, wird der Faktor „Zeit“ an 1. Stelle genannt. Lesen Sie hier über 4 Ideen des Zeitmanagements, von denen Ihr ganzes Team profitiert.

Praxisbeispiel

Kita-Leitung Sybille Schneider muss eine erkrankte Erzieherin bei einem Gespräch mit Eltern und dem Allgemeinen Sozialdienst vertreten. Frau Schneider braucht dafür die Beobachtungsbögen und die Dokumentationen über die Entwicklungsgespräche des Kindes Cheyenne Stelter. Langes Suchen bleibt Frau Schneider erspart, denn in der Kita gibt es in jeder Gruppe eine identische Organisations- und Ablagestruktur. Im gruppeneigenen Aktenschrank findet sie die gewünschten Unterlagen mit wenigen Handgriffen.

So gehen Sie vor

Machen Sie sich teamintern Ihre drängendsten Zeitprobleme bewusst. Sammeln Sie mit Ihrem gesamten Team die Schwachstellen, bei denen Sie die meiste Zeit verlieren. Danach sollten Sie gemeinsam überlegen, wie Sie diese Zeit durch bessere Organisation einsparen und sinnvoller für andere Aufgaben einsetzen können.

Teamidee 1: Einheitliche Organisationsstruktur für alle Bereiche

In der Kita sparen Sie unendlich viel Zeit ein, wenn Sie ein identisches Ordner- und Ablagesystem für alle Arbeitsbereiche und alle Gruppen einführen. Sowohl in den Gruppen als auch in Ihrem Leitungsbüro sollte es zur Ablage von Vorgängen gleiche Schlagworte und Überbegriffe geben, z. B.

• „Kinder“ mit zugehörigen Beobachtungen und Dokumentationen,
• „Eltern“ mit entsprechenden Entwicklungsgesprächen und allen Gesprächsdokumentationen,
• „Finanzen“ mit allen finanziellen Belangen, wie beispielsweise den Fotoeinnahmen, der Spielgeldbarkasse,
• „Pädagogik“ mit den jeweiligen Wochenplänen, Ausführungen über die pädagogische Arbeit und Gruppenregeln.

Auf diese Art und Weise wird die Order- und Ablagestruktur für alle Erzieher transparent und nachvollziehbar. Zeitraubendes Suchen entfällt, und Übergabezeiten minimieren sich. Bei Vertretungen weiß jeder, wo er wichtige Unterlagen finden kann.

Teamidee 2: Alle arbeiten nach Prioritäten

Alle Mitarbeiter in Ihrem Team arbeiten nach einer Aufgabenliste oder einem Plan. In diese Liste werden in Teambesprechungen alle Aufgaben eingetragen. Gleichzeitig wird geplant, wer für diese Aufgabe verantwortlich ist und wer bei Bedarf Unterstützung geben kann. Jeder Aufgabe wird eine Priorität von allen Mitarbeitern in der Teambesprechung zugeordnet.

Bei Zeitnot oder Personalmangel ist allen Erziehern sofort klar, dass nur die Aufgaben mit den höchsten Prioritäten erledigt werden. Aufgaben mit niedrigeren Prioritäten entfallen oder werden verlegt. Durch dieses Vorgehen konzentrieren sich alle Mitarbeiter auf die Prioritäten der wirklich wichtigen Aufgaben. Eigene Befindlichkeiten, Vorlieben oder Abneigungen treten in den Hintergrund.

Teamidee 3: Bestimmte Aufgaben werden zu festgelegten Zeiten erledigt

Legen Sie im Team fest, dass Sie Aufgaben zunächst bündeln und dann im Block bearbeiten. Durch dieses Vorgehen sparen alle Mitarbeiter Zeit. Legen Sie fest, dass Anrufbeantworter und E-Mails beispielsweise nur noch 2-mal täglich gecheckt und bearbeitet werden. Legen Sie fest, wer dafür verantwortlich ist und wie die Informationen an die betreffenden Erzieher verteilt werden.

Tipp für Ihre Praxis: Unterrichten Sie die Eltern schriftlich, dass Sie nicht ständig über E-Mail erreichbar sind, sondern die E-Mails nur 1-mal am Morgen und 1-mal am Nachmittag abrufen. Richten Sie eine Telefonsprechzeit ein, in der die Gruppenerzieher täglich für ca. eine Stunde persönlich erreichbar sind. Wichtige Dinge können in dieser Zeit persönlich besprochen werden.

Teamidee 4: Eine Stunde Zeit für jeden Mitarbeiter

Richten Sie es in einer Teambesprechung mit Ihren Mitarbeiterinnen ein, dass jeder innerhalb einer Woche eine goldene Stunde zusteht. Innerhalb dieser vorher festgelegten Zeit dürfen sich die Erzieherinnen wichtigen Dingen zuwenden, zu denen sie während der Arbeit am Kind nicht kommen würden. In hoher Konzentration können sie sich eine volle Stunde lang um diese wichtigen Belange kümmern.

Tipp für Ihre Praxis: Legen Sie die goldene Stunde für alle Mitarbeiter schriftlich fest. Sprechen Sie im Team ab, dass wirklich nur im äußersten Notfall gestört werden darf. Überlegen Sie sich mit allen Mitarbeitern ein Symbol, an dem zu erkennen ist, dass die Kollegin gerade ihre goldene Stunde hat.