Verabschieden Sie ausscheidende Mitarbeiter mit einem Abschlussgespräch

Der Weggang eines Mitarbeiters ist immer eine spannende Angelegenheit und Zeit. Manche Mitarbeiter möchten sich gern kurz vor dem Ende noch nachträglich über bestimmte Situationen, Mitarbeiter oder Kollegen beschweren. Anderen fällt der Weggang schwer und sie brauchen eine Gelegenheit, diese Trauer auszudrücken. Mit einem Abschlussgespräch schaffen Sie genau dafür den Platz und den Raum.

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zu einem Abschlussgespräch und eine Mustereinladung, die Sie künftig dafür verwenden können.

So funktioniert ein Abschlussgespräch

Das Abschlussgespräch soll kein Aushorchen und kein Abrechnen werden. Es soll lediglich die Gelegenheit bieten, sich zum Schluss des gemeinsamen Weges noch einmal in Ruhe unterhalten zu können. In der Regel müssen Sie gar nicht viel für das Gespräch vorbereiten. Als Orientierung können Sie die folgenden Punkte für solch ein Gespräch als Planungsgrundlage nehmen:

• Zeitdauer: 30 Minuten
• Raum: Besprechungsraum der Kita
• Zeitpunkt: in der letzten Arbeitswoche
• Rahmenbedingungen: Getränke und eventuell Kekse

Hier abgedruckt finden Sie eine Mustereinladung zu dem Gespräch. Geben Sie diese Einladung personalisiert 2–3 Wochen vor Ende des Arbeitsverhältnisses an den Mitarbeiter weiter.

Mustervorlage: Einladung zum Abschlussgespräch

Sehr geehrte Frau Aulenberg,

Ihr Abschied als Mitarbeiterin in unserer Kindertageseinrichtung steht leider in Kürze an. Wir haben Sie als wertvolle Mitarbeiterin kennen- und schätzen gelernt. Sie haben unseren Alltag und den der Kinder bereichert.

Als Leitung möchte ich gern die Gelegenheit nutzen, Sie zu einem Abschlussgespräch einzuladen. Ich würde mir dazu gern mit Ihnen etwa 30 Minuten lang die Zeit nehmen, in Ruhe Ihre Zeit bei uns zu reflektieren, und würde mich sehr freuen, wenn Sie sich dazu am 22.12. von 14.30 bis 15.00 Uhr die Zeit nehmen könnten. Das Abschlussgespräch ist natürlich freiwillig und vertraulich.

Ihre Kita-Leiterin

K. Strohmeyer

Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass das Gespräch freiwillig ist. Nur dann können Sie sicher sein, dass hilfreiche Antworten kommen. Unter Zwang wird sich niemand trauen, entsprechend positive oder negative Rückmeldungen zu geben.

So führen Sie das Gespräch

Inhaltliche Fragen

Ihrerseits können in dem Gespräch folgende Beispiele sein:

• „Mit welchem Gefühl gehen Sie?“
• „Was nehmen Sie an guten Erfahrungen mit?“
• „Würden Sie rückblickend irgendetwas anders machen?“
• „Möchten Sie uns etwas mit auf den Weg geben?“

Diese Fragen genügen in der Regel, um in ein gutes Gespräch zu kommen. Bedrängen Sie den Mitarbeiter nicht um Antworten, versuchen Sie nicht, ihm etwas zu entlocken, und vor allem, nutzen Sie das Gespräch nicht, um nachträglich Kritik zu äußern oder schwelende Konflikte anzusprechen.

Nutzen Sie das Gespräch vielmehr dazu, auch dem Mitarbeiter trotz seines Weggangs ein gutes Gefühl und vor allem ein Gefühl der Wertschätzung zu geben.

Informieren Sie das Team

Es gibt im Laufe eines Kita-Jahres immer wieder Abschiede von Mitarbeitern. Informieren Sie Ihr Team, dass Sie ab jetzt Abschlussgespräche führen möchten. Machen Sie transparent, was die Inhalte und die Ziele sind. Damit vermeiden Sie, dass Unsicherheit aufkommt, was bei so einem Gespräch abgefragt wird. Es genügt, wenn Sie den Musterbrief und die möglichen Fragen in einer Teamsitzung dazu vorstellen. Eventuell kommen auch noch Wünsche aus dem Team, welche weiteren Fragen sie sich beim eigenen Weggang wünschen würden. Diese Ideen können Sie natürlich zusätzlich in den Fragenkatalog aufnehmen.

Fazit

Ein Abschlussgespräch ist eine schöne Art der Wertschätzung für jeden scheidenden Mitarbeiter. Auch wenn der Mitarbeiter nicht unbedingt im Guten geht, mit dem Gespräch können Sie einen Abschluss gestalten, bei dem sich alle noch in die Augen sehen können. Wenn Sie den Mitarbeiter hingegen nur sehr ungern verlieren, dann ist auch in diesem Gespräch noch mal Platz, das zum Ausdruck zu bringen.