Etatverwaltung: Mit Excel immer den Durchblick beim Etat behalten
3 min | Zuletzt aktualisiert am 21.08.2024
Inhaltsverzeichnis
Sie benötigen dringende Ersatzbeschaffungen für die Kita-Bibliothek. Sie laden also Ihren Träger ein, um ihm die Investitionen vorzustellen. Leider haben Sie keinen Überblick, wie viel Geld Ihnen im Rahmen Ihres Kita-Etats noch zur Verfügung steht. Mit einer Excel-Tabelle wird Ihnen das künftig garantiert nicht mehr passieren.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach eine Excel-Tabelle für die Etatverwaltung Ihrer Kita erstellen.
Diese Zahlen brauchen Sie
Damit Sie bewerten können, wie viel Geld Ihrer Kita zur Verfügung steht und was Sie bereits ausgegeben haben, benötigen Sie die folgenden Daten:
- Fragen Sie in der Buchhaltung nach der Höhe der einzelnen Etatbereiche.
- Tragen Sie alle Belege zusammen, die seit dem 1. Januar des laufenden Jahres angefallen sind. Dazu gehören sowohl die Rechnungen, die über die Buchhaltung angewiesen wurden, als auch die Belege für Barausgaben.
Wenn Sie sich eine Liste erstellt haben, in der Sie die Einnahmen und Ausgaben der Kita eintragen, berechnet Ihnen diese Liste anhand einfacher Formeln jederzeit die aktuelle Bilanz. So haben Sie, wann immer Sie möchten, einen Überblick über Ihre Finanzen.
8 Schritte zu Ihrer Etatverwaltung per Exceltabelle
1. Öffnen Sie Excel auf Ihrem PC
Es erscheint eine neue Tabelle. Die Zeilen sind nummeriert, die Spalten sind mit Buchstaben überschrieben.
2. Beschriften Sie die Zellen
Klicken Sie auf die Zelle B1, und tragen Sie dort wie im Beispiel den Etatbereich ein. Idealerweise übernehmen Sie die Bezeichnungen der Buchhaltung bzw. der Haushaltsstelle (HH-Stelle). Tragen Sie in der Zeile darunter die Begriffe „Betrag“, „Bezeichnung“, „Datum“ und „Belegnummer“ ein. In Spalte A tragen Sie den Anfangsbestand der HH-Stelle vom 01.01.2014 ein.
3. Tragen Sie alle Vorgänge ein
Übertragen Sie alle Belege und Rechnungen in die Liste. Nennen Sie die Bezeichnung, das Datum der Rechnung sowie den Betrag. Achten Sie darauf, dass alle Beträge, die eine Ausgabe darstellen, mit einem Minus gekennzeichnet werden.
4. Formatieren Sie die Zellen
Markieren Sie Spalte A. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie im Kontextmenü „Zellen formatieren …“ Wählen Sie im Reiter „ Zahlen“
die Kategorie „Buchhaltung“ aus. Dadurch werden Ihnen alle Einträge in der Spalte A als Geldbetrag angezeigt.
5. Erstellen Sie die aktuelle Summe
Klicken Sie auf die Zelle unterhalb der Beträge, die Sie eingegeben haben. Geben Sie folgende Formel ein: „=Summe()“. Markieren Sie jetzt alle Beträge in Spalte A, und schließen Sie die Klammer. Die Formel im Beispiel lautet dann: „=Summe(A3:A6)“. Bestätigen Siedie Formel mit Return.
6. Erstellen Sie Belegnummern
Tragen Sie in der Liste unter der Überschrift „Belegnummer“ die Zahlen 1 und 2 ein, und gehen Sie mit dem Pfeil der Maus in die rechte untere Ecke der Felder. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie dann den Zeiger der Maus nach unten über weitere Felder; es werden automatisch die fortlaufenden Zahlen ergänzt, bis Sie die linke Maustaste loslassen.
7. Umrahmen Sie die Daten
Markieren Sie die komplette Liste. Rufen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü auf, und wählen Sie erneut „Zellen formatieren …“ Jetzt navigieren Sie auf den Reiter „Rahmen“. Klicken Sie sowohl auf„ Außen“ als auch auf„Innen“, und bestätigen Sie mit „OK “. Schon sieht Ihre Tabelle übersichtlich strukturiert aus.
8. Erstellen Sie für jede Etatstelle ein Datenblatt
Legen Sie für jeden Etatbereich Ihrer Kita ein eigenes Datenblatt an. So haben Sie jederzeit alle Zahlen übersichtlich und griffbereit. Speichern Sie alle Datenblätter in einem eigenen Ordner „Kita-Haushalt“ ab. Es ist ein prima Gefühl, jederzeit genau darüber Auskunft geben zu können, wie viel Geld noch in der
Kita-Kasse ist. Mit Excel-Listen für jeden Etatbereich werden Sie bei der nächsten Trägerbesprechung garantiert glänzen!
