Eltern bezahlen ihre Beiträge nicht – so können Sie handeln

Kennen Sie das auch? Eltern, die ihr Zahlungsversprechen nicht einhalten und Ihnen die Erziehungsbeiträge oder die Kosten für das Mittagessen nicht oder nicht in voller Höhe bezahlen. Säumige Elternbeiträge, Rücklastschriften und Rückbuchungsgebühren sind keine angenehmen Forderungen, die Sie als Leitung an die Eltern stellen müssen. In einer solchen Situation entsteht immer ein ungutes Gefühl, denn einerseits sind Sie Ihrem Träger gegenüber verpflichtet, sich um die säumigen Beiträge zu kümmern, andererseits gehört die Rolle des Geldeintreibers eigentlich nicht zu Ihren Aufgaben.

Derartige Situationen können Sie leider nicht umgehen. Die folgenden Schritte unterstützen Sie jedoch dabei, Sicherheit in solchen Situationen zu entfalten und korrekt und zielstrebig zu handeln.

1. Schritt: Legen Sie die Aufgaben fest

Klären Sie im Gespräch mit Ihrem Träger, wer für das Beitragswesen verantwortlich ist, wer Zahlungseingänge kontrolliert, Bareingänge entgegennimmt und Beiträge und Rücklastschriftgebühren verfolgt. Legen Sie mit Ihrem Träger auch fest, wie mit säumigen Beiträgen generell umgegangen werden soll. Bitten Sie Ihren Träger, Ihre Befugnisse in der Stellenbeschreibung schriftlich festzuhalten.

Manche Träger lehnen aufgrund des Leitbildes oder religiöser Wertehaltungen schriftliche Mahnungen oder Rechtsmittel ab. Besteht Ihr Träger darauf, dass Sie die Schuldner ausschließlich mündlich ermahnen, verzichtet er damit allerdings darauf, rechtliche Mittel einzulegen und im letzten Schritt einen Mahnbescheid zu erwirken. Diese möglichen Konsequenzen sollten Sie gemeinsam besprechen.

2. Schritt: Führen Sie ein vertrauliches Gespräch

Gehen Sie persönlich auf die Eltern zu und sprechen Sie so schnell es geht an, dass ihre Zahlungen im Verzug sind. Warten Sie nicht, bis mehrere Monatsbeiträge fehlen, denn schnell fehlt eine große Summe, die Eltern nicht mehr ohne Weiteres begleichen können.

Zeigen Sie Verständnis für die Situation der Eltern, schildern Sie jedoch auch deutlich, dass Ihre Kita keinesfalls auf Elternbeiträge verzichten darf und kann. Erklären Sie den Eltern auch, dass Ihre Kita nicht für Rücklastschriftgebühren verantwortlich ist, sondern, dass diese zulasten der Eltern gehen.

Kommen Sie den Eltern, die in eine missliche finanzielle Lage geraten sind, ein Stück entgegen. Informieren Sie die Eltern über eine mögliche Kostenübernahme des Elternbeitrags durch die öffentliche Hand. Füllen Sie für die Eltern eine Bestätigung über ihre Beiträge aus und erklären Sie genau, wo die Eltern ihren Antrag abgeben sollten.

Bieten Sie den Eltern eine einvernehmliche, möglichst individuelle Lösung an. Schlagen Sie den Eltern beispielsweise vor, die Zahlungsmodalitäten zu ändern, indem Sie den Elternbeitrag aus dem Abbuchungsverfahren herausnehmen und eine Barzahlung zur Monatsmitte oder zum Monatsende gestatten, sobald deren Konto die nötige Deckung aufweist.

3. Schritt: Verfassen Sie ein rechtssicheres Mahnschreiben

Wenn Eltern trotz mündlicher Erinnerung nicht zahlen, bleibt Ihnen die schriftliche Mahnung als letztes Mittel. Ihr Mahnschreiben muss folgende Kriterien enthalten:

• Briefkopf Ihrer Kita
• Vollständige Postadresse der Eltern
• Datum der Mahnung
• Zahlungsfrist und Zahlungsaufforderung innerhalb der gesetzten Frist
• genaue Höhe des säumigen Beitrags
• Bankverbindung der Kita
• Unterschrift einer befugten Person (Träger oder Sie als autorisierte Leiterin)

4. Schritt: Beachten Sie die Zahlungsfristen

Im Mahnschreiben müssen Sie den Eltern eine Zahlungsfrist von mindestens 8 Tagen einräumen. Verstreicht diese Frist ungenutzt, können Sie direkt die 2. schriftliche Mahnung abschicken. Das 2. Mahnschreiben sollte den Zusatz enthalten, dass Ihre Einrichtung bei Nichtzahlung Rechtsmittel einlegt.

Möglichkeiten der Zustellung: 
Eine Variante ist die Zustellung über Einschreiben mit Rückschein. Diese Variante ist relativ teuer, sie gilt durch die Unterschrift des Empfängers jedoch als sicherer Beweis, dass die Mahnung zugestellt wurde. Die 2. Übermittlung funktioniert über Boten, die den Brief persönlich zustellen. Wenn Sie die hohen Portogebühren sparen möchten, besteht die Möglichkeit, dass Sie das Mahnschreiben persönlich zustellen.

5. Schritt: Leiten Sie rechtliche Schritte ein

Nutzen die Eltern die von Ihnen in den beiden Mahnbriefen gesetzten Fristen nicht, um ihre Schulden zu begleichen, übergeben Sie Ihre Forderungen an einen Rechtsanwalt Ihres Vertrauens. Dieser benötigt folgende Unterlagen von Ihnen:

• ein Duplikat der Mahnbriefe,
• die Schuldenauflistung und
• eine Kopie des Betreuungsvertrages, aus dem auch die monatlichen Beiträge ersichtlich sind.

Der Anwalt kümmert sich um die Einleitung aller weiteren rechtlichen Schritte. Die Zahlung der säumigen Elternbeträge erfolgt auf ein Konto des Anwalts.

Ihrer Kita werden nach dem vollständigen Zahlungseingang die ausstehenden Beträge gutgeschrieben. Kosten und Gebühren des Rechtsanwaltes fordert dieser direkt bei den Eltern ein.

Wichtiger Hinweis: Rechtliche Schritte sind in der Regel nur erfolgreich, wenn die Eltern über regelmäßiges steuerpflichtiges Einkommen aus selbstständiger oder nicht-selbstständiger Arbeit verfügen. Beziehen die Eltern beispielsweise Bezüge nach Hartz IV, wird der Rechtsanwalt vermutlich nichts für Ihre Kita erreichen können. Sehen Sie in einem solchen Fall von Rechtsmitteln ab. Bleiben Eltern ohne steuerpflichtiges Einkommen Ihnen Beiträge schuldig, bleibt Ihnen als letztes Mittel nur die Kündigung des Kita-Platzes.

Fazit

Säumige Beiträge von Eltern einzutreiben ist eine unangenehme Sache. Ich empfehle Ihnen, die 5-Schritte-Anleitung auf dieser Seite zu befolgen – damit handeln Sie rechtssicher.