So handeln Sie rechtssicher, wenn Eltern ihre Beiträge nicht zahlen

Wenn Eltern mit der Zahlung von Elternbeiträgen in Rückstand kommen, stellt sich Ihnen als Leitung natürlich die Frage, wie Sie auf ein solches Verhalten rechtssicher reagieren.

Praxisbeispiel: Hannah Müller ist Leiterin der Kita „Ratz & Rübe“. Die Gruppenleiterin der Igelgruppe teilt ihr mit, dass die Mutter von Lisa seit 2 Monaten mit der Zahlung des Essensgeldes im Rückstand ist. Die Leiterin überlegt, was sie jetzt machen soll.

Rechtlicher Hintergrund zu Zahlungsrückständen in der Kita

In Ihrem Betreuungsvertrag bzw. in Ihrer Beitragssatzung ist geregelt, welche Beiträge monatlich zu zahlen sind. Kommen die Eltern ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nach, verstoßen sie gegen die vertraglichen Verpflichtungen, was im Extremfall zu einer Kündigung führen kann.

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So sollten Sie bei offenen Beiträgen reagieren

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick darüber, welche Reaktionsmöglichkeiten Sie haben, wenn Eltern mit der Zahlung von Kita-Beiträgen in Verzug sind.

1. Möglichkeit: Gespräch

Wenn Eltern Kita-Beiträge nicht zahlen, kann das verschiedene Ursachen haben. Bevor Sie irgendetwas anderes unternehmen, sollten Sie auf jeden Fall das Gespräch suchen. Vereinbaren Sie einen Termin und legen Sie den Eltern hierbei eine Aufstellung der offenen Zahlungen vor. Fragen Sie nach, warum die Zahlungen ausgeblieben sind oder der Lastschrifteinzug nicht funktioniert hat. Stellt sich heraus, dass Eltern in finanziellen Schwierigkeiten sind, können z. B. die Essenskosten anteilig aus dem Teilhabepaket bezahlt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Eltern einen entsprechenden Antrag stellen. In vielen Bundesländern übernehmen die Kommunen die Kita-Beiträge von sozial schwachen Familien. Voraussetzung ist auch hier, dass ein entsprechender Antrag gestellt wird. Sie als Leitung sollten betroffene Eltern beraten. Helfen Sie, wenn notwendig, bei der Antragstellung. Manche Eltern vergessen die Überweisung der offenen Beiträge aber tatsächlich. Bei solchen Kandidaten sollten Sie auf der Erteilung eines Lastschriftmandats bestehen. Verweisen Sie auf Ihren Betreuungsvertrag, aus dem sich in der Regel eine Kündigungsmöglichkeit ergibt, wenn Eltern über einen längeren Zeitraum die Kita-Beiträge nicht oder verspätet zahlen.

2. Möglichkeit: Mahnen Sie

Kommen Sie durch das Gespräch mit den Eltern nicht weiter, geben Sie die Information über die verspäteten Zahlungen an Ihren Träger weiter. Sinnvoll ist es, wenn Ihr Träger die Eltern schriftlich mahnt und zur Zahlung auffordert. Ein Muster für ein solches Mahnschreiben finden Sie hier:

Muster: Mahnung ausstehender Elternbeiträge

Kita „Ratz & Rübe“                                                                         01.02.2017

Rückständiges Essensgeld

Sehr geehrte Frau Schmitz, sehr geehrter Herr Schmitz,

für die Monate Dezember 2016 und Januar 2017 haben wir bisher kein Essensgeld für das Mittagessen für Ihre Tochter Lisa erhalten. Lisa hat inbeiden Monaten am Mittagessen teilgenommen.

Wir fordern Sie hiermit auf, das rückständige Essensgeld für Dezember 2016 in Höhe von 50 € und das rückständige Essensgeld für Januar 2017 in Höhe von 50 € bis spätestens zum 15.02.2017 auf das unten angegebene Konto, zuzüglich Mahngebühren in Höhe von 5 €, insgesamt also 105 €, auf das unten genannte Konto zu zahlen.

Sofern sachliche Gründe einer Bezahlung entgegenstehen, wenden Sie sich bitte an die Kita-Leitung.

Wir weisen darauf hin, dass wir laut § 4 des Betreuungsvertrags berechtigt sind, den Betreuungsvertrag zu kündigen, wenn Eltern sich mit der Zahlung des Essensgeldes um mehr als 2 Monate im Rückstand befinden.

Mit freundlichen GrüßenJohannes BargerVorsitzender Kita „Ratz & Rübe e. V.“

3. Möglichkeit: KündigungKommen die Eltern trotz Mahnung ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nach, hat Ihr Träger die Möglichkeit, den Betreuungsvertrag zu kündigen. In den meisten Betreuungsverträgen ist geregelt, dass eine Kündigung möglich ist, wenn die Eltern mit mehr als 2 Monatsbeiträgen im Rückstand sind. Von dieser Kündigungsmöglichkeit muss der Träger – auch wenn Ihnen das für das Kind leidtut – letztlich auch Gebrauch machen. Denn auf Dauer kann er „Nichtzahler“ nicht einfach mit durchziehen.

Unser Rat: Verlieren Sie Zahlungsrückstände nicht aus den Augen und werden Sie möglichst sofort aktiv, wenn Sie Verzögerungen feststellen. Denn wenn sich erst einmal große Außenstände angesammelt haben, wird es immer schwieriger, diese „einzutreiben“, und der finanzielle Schaden für Ihren Träger wird immer größer.